ユーザーニーズに応えていくため自社での切断加工の他、外注を使用しての図面物・製作物の受注割合を増加させている。
その中で課題となったのが、FAXにてやり取りする図面や注文書などの『紙類』であった。机の上には紙がたまる一方であり、
紛失や重複による手配ミスが頻発し、人が動き回る事で何とかカバーしている状況。
この混乱を解決し、机の上から紙類を極力無くしていきたいのだが・・・
『紙を無くす事は不可能』という前提と、9割近くを占めるFAXでのやり取りに注目。
FAXにて図面・文書を受信した時点でデジタル化可能な『まいとーくFAX』を提案。
もちろん紙としても出力され、取引先のFAX番号にて自動振分が可能な仕組みは、
『探す』時間を減らす切り札とも言えるシステムであった。
データ共有が出来るようになった点が何よりも大きい。
紙であればどこか一箇所に収めるか、コピーするかの管理手法しか無い。
この二つが『探す』・『確認する』時間を大幅に増やしていた要素であり、それらの改善効果は計り知れないものとなっている。
顧客から『以前の図面でもう一度注文したい』という連絡があった場合にも即座に対応可能となった。
また、『FAXを送った、送っていない』という無駄なやり取りも無くなった為、通常業務に集中し易い環境が構築出来つつある。
